Lỗi khi nhập khẩu lần đầu là những sai sót phổ biến mà doanh nghiệp mới bắt đầu thường gặp phải khi chưa hiểu rõ quy trình, thủ tục và chính sách hải quan. Đây không chỉ là những lỗi nhỏ về giấy tờ mà có thể dẫn đến chậm thông quan, phát sinh chi phí lớn, thậm chí mất hàng.

1. Không kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu 

Không kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu là một trong những lỗi khi nhập khẩu lần đầu phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp mắc phải. Trên thực tế, mỗi loại hàng hóa đều có quy định riêng liên quan đến giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện nhập khẩu.

Nếu doanh nghiệp không chủ động tìm hiểu trước, khi hàng về đến cảng mới phát hiện thiếu hồ sơ thì sẽ rơi vào tình trạng bị “kẹt hàng”. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ mà còn phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi rất lớn.

Ví dụ thực tế:

• Thực phẩm → cần kiểm tra ATTP
• Mỹ phẩm → cần công bố
• Thiết bị điện → có thể cần hợp quy

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ xem mặt hàng của mình có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không, có cần công bố, kiểm tra chất lượng hoặc xin giấy phép nhập khẩu hay không để tránh rủi ro không đáng có.

2. Chọn sai mã HS code

Trong các lỗi khi nhập khẩu lần đầu, chọn sai mã HS code là lỗi mang tính “chí mạng”.

HS code không chỉ quyết định mức thuế nhập khẩu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách quản lý hàng hóa. Nếu áp sai mã, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, bị xử phạt hành chính, thậm chí bị đánh giá là khai sai để gian lận thương mại.

Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc không hiểu rõ bản chất sản phẩm hoặc tra cứu không chính xác.
👉 Để hạn chế rủi ro này, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Tra cứu trước với biểu thuế nhập khẩu

• Hỏi tư vấn từ forwarder hoặc hải quan
• Chuẩn bị mô tả hàng hóa chi tiết

• Nếu bạn chưa rõ vấn đề này có thể tham khảo “cách tra mã HS code”.

3. Hồ sơ chứng từ không đầy đủ hoặc sai lệch

Có một câu hỏi thường gặp đó là: Vậy bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì?

Một bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản bao gồm các giấy tờ thiết yếu để thông quan hàng hóa, bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
• Ngoài ra, tùy loại hàng có thể cần Chứng nhận xuất xứ (C/O)

Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lại gặp vấn đề như sai tên hàng, sai số lượng hoặc thông tin không đồng nhất giữa các chứng từ. Những sai sót này tưởng chừng nhỏ nhưng lại khiến hồ sơ bị hải quan giữ lại để kiểm tra, dẫn đến việc phải chỉnh sửa hoặc bổ sung, gây mất thời gian và kéo dài thời gian thông quan.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ trước khi hàng được vận chuyển, đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và thống nhất.

4. Chọn sai điều kiện Incoterms (FOB, CIF…) – Lỗi khi nhập khẩu lần đầu rất hay gặp

Đây là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp phát sinh chi phí ngoài dự kiến mà không hiểu rõ lý do.

Incoterms quy định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người mua và người bán trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp có thể chọn điều kiện không phù hợp, dẫn đến việc phải gánh thêm nhiều chi phí phát sinh như phí vận chuyển nội địa, phí local charge hoặc các chi phí liên quan tại cảng.

Ví dụ:

• Chọn FOB nhưng không biết phải tự book tàu
• Chọn CIF nhưng không kiểm soát được chi phí local

Do đó, việc hiểu rõ từng điều kiện Incoterms và lựa chọn phù hợp với năng lực là yếu tố rất quan trọng.

5. Không mua bảo hiểm hàng hóa

Rất nhiều người bỏ qua bước này để tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên, trong quá trình vận chuyển quốc tế, hàng hóa có thể gặp rất nhiều rủi ro như: hư hỏng, mất mát, ẩm mốc hoặc tai nạn ngoài ý muốn.

Khi không có bảo hiểm, doanh nghiệp sẽ phải tự chịu toàn bộ thiệt hại nếu xảy ra sự cố. Điều này đặc biệt nguy hiểm đối với các lô hàng có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng.

Vì vậy, việc đầu tư một khoản chi phí nhỏ cho bảo hiểm hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn tài chính trong quá trình nhập khẩu.

6. Lỗi khi nhập khẩu lần đầu: Đừng bất ngờ khi bị luồng đỏ

6.1 Vì sao lô hàng đầu tiên thường bị luồng đỏ và Cách xử lý?

Đây cũng chính là một trong những lỗi khi nhập khẩu lần đầu mà nhiều doanh nghiệp không lường trước. Cũng sẽ là phần quan trọng nhất giúp bạn “biến rủi ro thành kiểm soát”.

Khi doanh nghiệp lần đầu thực hiện nhập khẩu, hệ thống quản lý rủi ro của hải quan sẽ đánh giá ở mức chưa đủ độ tin cậy. Điều này đến từ nhiều yếu tố:

• Chưa có lịch sử giao dịch: Hải quan không có dữ liệu trước đó để đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp
• Chưa có “profile tuân thủ”: Doanh nghiệp chưa từng được phân luồng xanh/vàng trước đó
• Rủi ro khai báo sai cao: Các doanh nghiệp mới thường dễ sai HS code, sai chứng từ hoặc chưa nắm rõ chính sách

Ngoài ra, hệ thống phân luồng (risk management) có xu hướng:
👉 Ưu tiên kiểm tra thực tế với đối tượng mới để “định danh rủi ro” ban đầu

Chính vì vậy:
👉 Khoảng 80–90% lô hàng nhập khẩu đầu tiên sẽ bị phân vào luồng đỏ (kiểm hóa thực tế)

Nếu không chuẩn bị trước, doanh nghiệp sẽ rơi vào trạng thái:

• Bị động khi bị yêu cầu mở container
• Không có phương án xử lý nhanh
• Phát sinh phí lưu bãi, lưu container rất lớn

6.2. Lựa chọn nơi mở tờ khai hải quan một cách chiến lược

Trên thực tế, không phải chi cục hải quan nào cũng có cách xử lý giống nhau.

• Có những chi cục:
  • Quy trình nhanh
  • Ít quá tải
  • Hỗ trợ doanh nghiệp tốt
• Ngược lại:
  • Một số nơi rất đông
  • Xử lý chậm
  • Khó phối hợp khi kiểm hóa

👉 Chính vì vậy, về những lỗi khi nhập khẩu lần đầu như này các doanh nghiệp nên ưu tiên mở tờ khai tại những chi cục mà đơn vị forwarder đã có kinh nghiệm làm việc, có khả năng hỗ trợ khi xảy ra tình huống thực tế như kiểm hóa luồng đỏ. Việc lựa chọn đúng nơi mở tờ khai không chỉ giúp rút ngắn thời gian kiểm hóa mà còn nâng cao khả năng xử lý tình huống, đặc biệt với những lô hàng nhập khẩu đầu tiên.

6.3. Chuẩn bị hàng hóa theo hướng “phục vụ kiểm hóa”

Rất nhiều doanh nghiệp đóng hàng theo kiểu “đóng cho chắc” mà quên mất rằng..hàng sẽ bị mở ra kiểm tra. Vì vậy, nguyên tắc cần thay đổi là đóng hàng theo tư duy “hải quan sẽ kiểm hóa”.
👉 Vậy bạn cần chuẩn bị những gì:

• Nắm rõ:
  • ETA (ngày tàu cập cảng)
  • Thời gian mở tờ khai
• Chuẩn bị:
  • Nhân sự có mặt khi kiểm hóa
  • Phương tiện bốc dỡ (xe nâng, nhân công)
  • Liên hệ trước với kho/bãi

👉 Quy cách đóng hàng:

• Không đóng quá kín hoặc quá nhiều lớp
• Sắp xếp hàng hóa logic (theo loại, theo lô)
• Dán nhãn rõ ràng từng kiện
• Chuẩn bị sẵn danh sách hàng (packing chi tiết)

Việc dán nhãn rõ ràng trên từng kiện hàng và chuẩn bị sẵn danh sách hàng hóa chi tiết cũng sẽ giúp quá trình kiểm tra diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Khi hàng hóa được chuẩn bị đúng cách, hải quan có thể kiểm tra nhanh, hạn chế việc phải mở toàn bộ container, từ đó giúp giảm thời gian thông quan và hạn chế tối đa nguy cơ hư hỏng hàng hóa trong quá trình kiểm hóa.

6.4. Chuẩn bị hồ sơ “sạch” để giảm rủi ro kiểm sâu

Luồng đỏ không có nghĩa là chắc chắn bị “làm khó”
👉 Nhưng nếu hồ sơ có vấn đề → sẽ bị kiểm rất kỹ

👉 Hồ sơ cần đảm bảo:

• Thông tin đồng nhất giữa Invoice – Packing List – B/L
• Mô tả hàng hóa rõ ràng
• HS code hợp lý

👉 Tip:

• In sẵn bộ hồ sơ đầy đủ
• Có bản mềm để xử lý nhanh khi cần

👉 Một bộ hồ sơ “sạch” có thể giúp:

• Rút ngắn thời gian kiểm hóa
• Tránh bị chuyển sang kiểm tra sâu hơn

🎯7. Chọn đơn vị Logistics uy tín để tránh lỗi khi nhập khẩu lần đầu

Lỗi khi nhập khẩu lần đầu luôn đi kèm với rất nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thực tế. Tuy nhiên, nếu nắm rõ quy trình và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát tốt chi phí, thời gian và hạn chế tối đa những phát sinh không đáng có.

Trong trường hợp bạn chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc muốn đảm bảo lô hàng được xử lý nhanh chóng, đúng quy định, EXIM LOGISTICS – Với kinh nghiệm thực tế trong xử lý hàng nhập khẩu, đặc biệt là các lô hàng lần đầu và luồng đỏ sẽ giúp bạn loại bỏ được các Lỗi khi nhập khẩu lần đầu. Chúng tôi tư vấn chính xác, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hỗ trợ xuyên suốt quá trình thông quan.

🚀 LIÊN HỆ NGAY HOTLINE: 0943 915 225 ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ BÁO GIÁ NHANH NHẤT VỀ DỊCH VỤ

EXIM LOGISTICS

📍 Địa chỉ: 60 Phố Nguyễn Thị Định, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
📞 Hotline: 0943 915 225
📧 Email: market.eximlogistic@gmail.com
🌐 Website: www.exim-logistics.vn
📘 Fanpage: Exim Logistic – Dịch vụ hải quan vận chuyển quốc tế

 

Lỗi khi nhập khẩu lần đầu_Lỗi khi nhập khẩu lần đầu_Lỗi khi nhập khẩu lần đầu_Lỗi khi nhập khẩu lần đầu